Coda en emails via Gmail

Coda | Gepersonaliseerde E-mail — I

Deze blogpost gaat over het versturen van e-mails door gebruik te maken van mogelijkheden binnen Coda.

Gmail & Coda

Wie e-mail en Coda schrijft in één zin, dient ook Google Email (Gmail) te benoemen. Gmail dient als email platform voor alle e-mails die rechtstreeks vanuit Coda.io verzonden worden via haar interne automatisaties. Vanzelfsprekend kun je ook emails versturen met e-mail adressen die niet met Gmail verbonden zijn door bijvoorbeeld gebruik te maken van MailJet. Dat proces bespreken we in een volgende blogpost. Voor deze blog nemen we aan dat je een Gmail Email adres hebt van het type *.*@gmail.com of dat je een e-mail adres gebruikt dat koppeld is aan Gmail. Mijn @huizer adres is bijvoorbeeld gekoppeld aan Gmail.

Hoe verstuur je emails met Coda?

• de email notificatie bij de verandering van een cel in een rij of door verandering van een datum en of tijdstip.
• Het emailen van (delen) van een tabel
• Het emailen van een ‘section’
• het emailen van informatie via een email platform (zoals MailJet) waarbij de gegevens uit Coda via een brug (Zapier / Blendr) worden gebruikt om een mooie email (template) te versturen.

Om een email te versturen dient er ‘iets’ ondernomen te worden, anders snapt het systeem niet dat er een email verstuurd moet worden. We gaan hier de aandacht leggen op het gebruik van knoppen. Je klikt op een knop en dan wordt een proces gestart.

E-mailen van een deel een tabel

Ook voor het verzenden van een email uit een tabel heb je een knop nodig. Zie hieronder hoe dat werkt. Voordat je de Gmail optie kan zien , dien je eerst het Gmail Pack toe te voegen via ‘packs’. Vervolgens wijst het proces zich vanzelf.

Coda zelf geeft voorbeelden waarbij de teksten die je verstuurt wisselen in functie van keuzen in de tabel. Via de functie SwitchIf (zie hier voor uitleg) krijg je dan een een ander berichtje bij een aanvaarding dan bij een afwijzing. Dit is een eenvoudige vorm van personalisatie. De aanvaarding / afwijzing verloopt via een select button.

Deze toepassing van email via een tabel is doorgaans voor notificatie e-mails. De E-mails zijn functioneel van aard.

Personaliseer je e-mail via concatenate

Met dat dit soort e-mails nogal recht toe recht aan zijn, vindt er doorgaans weinig personalisatie plaats. Niettemin is het personaliseren van e-mails die vertrekken vanuit een tabel. Je kiest dan voor een Concatenate door te beginnen met ‘is gelijk aan teken’ bij content om in de formule modus te geraken.

voorbeeld Concatenate

Er is veel mogelijk door met formules te spelen. Echter eens je een wat langere tekst wil versturen, kies je beter voor onderstaande optie.

Het e-mailen van een section

Een section is de blanco pagina waarop je begint, ook wel canvas genoemd omdat je er ook formules op kan laten werken. Ik vervolg met het woord pagina. Het versturen van een gehele pagina is kinderspel. Je hebt maar één ding nodig en dat is een button om het verzenden te starten. Zie hieronder via de rode knop of via het typen van / en dan ‘button’ of via het blok rechts.

button toevoegen

Hier dient men zich te herinneren dat Gmail de basis vormt van emails die vanuit Coda verstuurd worden. Eens je naar de configuratie van de knop gaat, staat de optie ‘e-mailen’ er niet bij van zolang je het Gmail Pack niet gekoppeld hebt aan dit document. Dat is verwarrend en daarmee een weetje.

Deze kleinigheid is op te lossen door het Gmail Pack toe te voegen via Packs.

En dan krijg je onderstaande te zien. Mocht het Gmail Pack niet direct verschijnen na selectie via packs, dan de pagina best eens refreshen.

Vanaf nu is het invullen en testen. Wat ik zelf leerde uit een aantal tests zijn onderstaande aandachtspunten.

Om op te letten bij het e-mailen van een pagina

• Dat de ‘Top header image’ van de pagina niet wordt meegegeven. Ik vermoed dat men dit wel gaat fixen.
• Verwijs je naar iemand via @ dan is die naam in de email klikbaar.
• Grafieken op basis van tabellen worden weergegeven als tabellen en niet als grafieken. Je stuurt deze beter niet mee.
• Gewone images worden goed getoond in de email, je kunt bijvoorbeeld je handtekening scannen en toevoegen.
• Headers type H1, H2 en H3 worden getoond net als vet, schuin en onderstreept en andere vormen van basis opmaak.
• Dat eventuele ‘cards’ (meer uitleg hier) worden niet meegenomen, je krijgt rommelcode in je email. Ik los dit op door niet de card te tonen, maar wel de URL. De link naar de web pagina wordt getoond. Nadien pas ik dan handmatig de link aan naar ‘card’ voor een betere visuele ervaring.
• Tabellen worden keurig meegestuurd zoals je ze hebt ingesteld, dus verborgen kolommen blijven verborgen.
• Datums in tabellen krijgen in je email het Amerikaanse datum formaat. Dus drie april wordt dan vier maart (….)
• Dat de email niet automatisch naar de pagina verwijst en je dus een link op de pagina moet plaatsen om vanuit de email op te laten klikken. Dit heeft voor- en nadelen en is sowieso een belangrijk verschil met e-mails die verzonden worden via bijvoorbeeld MailJet. Coda is dan ook geen email platform, het is een ruimte waar je data kan bewaren, beheren, bewerken en delen. Dat is net iets meer.

Er zullen lezers zijn die deze oplossing van Coda nog te wiebelig vinden, nog niet sterk genoeg. Daarin volg ik wel. Echter eens je regelmatig rapporten of updates uitstuurt, zul je merken dat de beperkingen niet opwegen tegen de voordelen en het de moeite waard is om het eens te proberen.Dat brengt me bij het puntje personalisatie van een pagina.

Personaliseren je pagina

In ons voorbeeld is er een reisbureau dat haar klanten verwittigt op deze manier. De agent kijkt de gegevens na en verstuurt vervolgens de email met daarin praktische details. Om een pagina te personaliseren, maken we gebruik van een controller die verwijst naar een tabel waarin de informatie bewaard wordt die we nodig hebben om de pagina te personaliseren. Deze controller geef je een naam. Omdat de eerst waarde de voornaam is, kies ik voor : ‘voornaam’. Nu de controller actief is en aanspreekbaar (ze heeft immers een naam te weten ‘voornaam’) kan ik er naar verwijzen op andere delen van de pagina via het ‘is gelijk aan’ teken, ik type =voornaam en dan krijg ik de mogelijkheden uit de tabel.

Hieronder de verschillen per deelnemer.

Vervolgens kun je per keer de tekst wijzigen mocht je dat nodig vinden. Het ophalen van de data uit een tabel voorkomt vervelende fouten die je wel tegenkomt bij handmatig opgestelde e-mails. Let wel, dit is een deels geautomatiseerde oplossing. In een volgende blog, verkennen we hoe we nog een stap verder kunnen gaan.

Ik hoop dat deze wat langere blog over e-mails je inspireert tot het verzenden van gepersonaliseerde e-mails via Coda.

Mijn naam is Christiaan Huizer en ik ben eigenaar van Huizer Automatisatie. In mijn rol als bedrijfsadviseur ben ik vooral actief in het midden en klein bedrijf in Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. Mijn klanten vragen me vooral om hun bedrijf voordelig te vereenvoudigen en versnellen. Ik maak daarbij gebruik van tools als AirTable, Coda, Zapier, MailJet en TypeForm.

Huizer Automatisatie over hoe gepersonaliseerde e-mails te versturen via Coda.io