Oct 28, 2020
Coda.io - samenwerken in de KMO
Met dat ik bezig was met het thema gegevensbescherming GDRP (AVG) en de noodzaak van een document in deze dacht ik direct aan Coda en besloot ik dit artikel te schrijven om de kracht van Coda te illustreren #beginners.
We hebben in voorgaande blogs vaak geschreven over de gegevensverwerkende kracht van Coda en daarmee vooral aandacht geschonken aan tabellen en de formules. Echter je kunt meer met Coda dan een spreadsheet vervangen, een email campagne aansturen, lijstjes slimmer maken enzoverder.
Wat maakt Coda zo geschikt?
Ben je nog niet zo vertrouwd met Coda, lees dan deze blog. Hier vind je een video over Coda en eens je deze bekeken hebt, ben je direct mee met wat verder volgt.
Coda is veelzijdig. Het is enerzijds een document en tegelijkertijd een relationele database via de tabellen en de verwijzing. De automations en integraties met andere software maken het een sterke bouwsteen voor gerichte communicatie binnen je onderneming met collega’s maar zeker ook met andere stakeholders zoals klanten, leveranciers en omwonenden.
De opbouw van je document
Het document gedeelte staat toe dat je binnen een pagina onderliggende pagina’s aanmaakt. Vergeet niet om iconen toe te voegen om je pagina’s wat sfeer te geven. Deze pagina’s kun je in- en uitklappen en in elkaar nestelen zoveel je wil en zo word je document vlot navigeerbaar. Ook doordat je in de pagina zelf een link kan toevoegen naar andere pagina’s. Meer nog, je kunt niet alleen linken naar een pagina, je kunt ze ook tonen als een ‘card’. Dat maakt een pagina behalve interactief ook visueel aantrekkelijker. Om je pagina beter presenteerbaar te maken kies je een cover foto. Eén via unsplash (gratis) of je kiest je eigen afbeelding. En een subtitel doet het ook goed om de doelstelling van de pagina te verhelderen. Via een welkom pagina kun je bijvoorbeeld een overzicht tonen van de onderliggende pagina’s en via een korte inleidende tekst verduidelijk je de doelstelling in een handomdraai. De verschillende header types (H1, H2 en H3) laten je dan weer toe om een slimme informatie hiërarchie op te bouwen. Wist je dat je onderliggende teksten en tabellen kan verbergen door op een header titel te klikken? Zo voorkom je een lawine aan informatie en laat je lezers zelf ontdekken.
Coda heeft niet alle functies van Word of Google Docs, maar voldoende om te doen wat 90% van de gebruikers doet : een tekst schrijven al of niet met een slimme inhoudsopgave (via outline). Vervolgens voeg je de extra laag toe door een verbinding te bouwen met je gegevens. Zo krijg je een levend document dat meebeweegt met je planning.
Collega’s, klanten, leveranciers, buren
Een fijn voordeel van Coda is dat je collega’s kan uitnodigen en verwittigen via automations en ook het doc kan personaliseren via iets eenvoudigs als User().Name zodat iedereen de eigen naam ziet verschijnen. Deze eenvoudige vorm van personalisatie is belangrijk voor het opbouwen van betrokkenheid; je ben niet langer een anonieme leze. De automations zijn bijvoorbeeld handig om bijvoorbeeld op donderdag de geautomatiseerde en persoonlijke boodschap te doen uitgaan dat er maandag een team meeting is waarbij voorbereiding geen verzoek maar een verplichting is. De instelling elke ‘donderdag’ is eenvoudig instelbaar. Vanaf dat Coda dit berichtje verstuurd heeft, ben jij niet meer de lastige collega, nog een voordeel ;-) In het berichtje kunt dan direct verwijzen naar een pagina met de agenda, de aan te leveren stukken, de volgorde van de agenda en zo voort. Met dat je in een tabel ook bijlagen kan toevoegen kan er een andere automatisatie worden voorzien die collega’s vertelt dat er een bijlage toegevoegd is. Niemand hoeft zo iets vergeten te lezen. Coda herinnert je er wel aan.
Coda wordt veel gebruikt voor projectplanning. In een lijst met medewerkers wordt dan aangegeven waar ze werken (afdeling, locatie), wie hun N+1 is wat hun project (status) is en kun je informatie opvragen van die afdeling via een link naar de pagina over en van die afdeling. Vanaf dat er één centrale tabel is met daarin alle informatie van een medeweker kan daarheen verwezen worden. Echter de afdeling personeelszaken zal via een apart document slechts enkele gegevens delen met de overige afdelingen door gebruik te maken van de krachtige cross doc functionaliteit. Dit is een document dat in één doc wordt gebouw en dat in andere docs te lezen is. Het aantal ziektedagen van een collega zou je niet mogen terugvinden op deze manier, maar wel relevante contact- en achtergrond informatie.
Via Coda kan een KMO haar gehele informatiestroom aansturen en medewerkers overzichten bezorgen die nu her en der verspreid beheerd worden. Coda brengt ordening, overzicht en samenhang.
Het volstaat te beginnen met één project om te observeren hoe één en ander werkt voor teams. De leerervaringen verwerk je in een volgend project. De vraag is niet zozeer wat technisch mogelijk is, maar vooral hoe je een team van unieke individuen harmonieus laat samenspelen in een omgeving die voor iedereen nieuw is en volop mogelijkheden biedt.
Thuiswerken met Coda
Het massale thuiswerken heeft vele teams doen zoeken naar slimme alternatieven. Microsoft scoort hoge ogen en laat mensen verder werken in de vertrouwde omgeving van Excel en Word. Niettemin vooral jongere medewerkers vertrouwd met Google Workspace (het vroegere Google Suite) snakken naar slimmere en innovatievere oplossingen. Deze doelgroep zou net als hun oudere collega’s beter af zijn met Coda. Niet alleen omdat de ervaring aansluit bij het moderne werken, je applicaties als Slack, Zoom, Github, Gmail en anderen naadloos kan integreren, maar vooral omdat het denken in informatie silo’s achterhaald is net als het zoeken in netwerken en op harde schijven naar bestanden. You want it all, you want it now!
Een voorbeeld van iets eenvoudigs dat in Coda slim is opgelost is de kalender.
Een kalender
Je maakt een tabel met taken en je koppelt deze aan een datum. Vanaf dat moment kun je er voor kiezen hoe je de gegevens wil presenteren. Als Cards of als kalender en indien als kalander, per week, per maand? Dit doe je via de view van een tabel. Vanaf dat in deze view iets wijzigt, werkt dit door in de tabel die je eerst aanmaakte. Anders gezegd, je verzamelt op één plaats de gegevens, je gebruikt functies en automations om de gegevens tot leven te brengen, je verzorgt je opmaak via icons en afbeeldingen en de betrokkenheid van iedere collega is verzekert. Voelt niet iedereen zich aangetrokken tot schoonheid, gemak en elegantie?
Wat anderen schrijven over Coda
Er worden heel wat reviews geschreven Hieronder een paar teksten die helder verwoorden waar Coda voor staat:
Mijn naam is Christiaan Huizer en ik ben eigenaar van Huizer Automatisatie. In mijn rol als bedrijfsadviseur ben ik actief in het midden- en kleinbedrijf in Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. Mijn klanten vragen me vooral om hun bedrijf voordelig te vereenvoudigen en versnellen. Ik maak daarbij gebruik van tools als AirTable, Coda, Zapier, MailJet en PaperForm.
