Coda & Me2B / GDPR
Dit artikel veronderstelt basiskennis van Coda en Zapier en is daarmee bedoeld voor gevorderde gebruikers. Het is een uitbreiding op dit artikel.
In het vorige artikel gingen we uit van het verwijderen van alle gegevens via het verwijderen van een rij. In dit artikel tonen we hoe je sommige eigenschappen wel kan verwijderen en anderen kan laten bestaan.
Een formulier met vragen
We kiezen PaperForm om gegevens in Coda te krijgen. In ons voorbeeld gaan we uit van de volgende gegevens:
Me2B en GDPR
Me2B betekent vooral alle data in handen van de consument. De gebruiker kan haar eigen gegevens bijwerken en of verwijderen. Hoe maken we dit mogelijk?
Indien je een vooraf ingevuld formulier aanbiedt — zoals hierboven — en je stelt PaperForm zo in dat het antwoord geen verplicht veld is, dan kan een gebruiker door niets in te vullen als zijn /haar gegevens wissen. Als aanbieder blijf je zo met alleen een UserID achter, een nummertje zonder eigenschappen. Je weet niet meer wie ooit in je tabel heeft gestaan.
Echter door een specifiek formulier via PaperForm aan te bieden geef je gebruikers controle over hun gegevens bij jou volgens je eigen voorkeuren. In dit specifieke formulier maak je het bijvoorbeeld onmogelijk hun voor- , achternaam en geslacht te wijzigen door deze velden eenvoudig niet aan te bieden.
Je kunt ze zelf — via een link in een email — laten bepalen hoe ze met jou willen communiceren en welke gegevens jij mag bewaren waarbij jij kiest wat ze mogen wijzigen dan wel verwijderen.
Regelmatig vragen om gegevens bij te werken?
Een ander thema verbonden met Me2B is aan je klanten en volgers de mogelijkheid te beiden om op proactieve manier hun gegevens bij te werken. Je kunt dat op de klassieke manier doen door één keer per jaar iedereen uit je lijst een email te sturen met verzoek te kijken of alles nog klopt. Een andere en misschien wel fijnere manier is om een bepaalde periode te kiezen en dat te koppelen aan een ‘iets’. Hieronder de basis formules die we aanhouden in de tabel. De tweede is belangrijk voor de vervolgacties. De eerste keer neem je de datum van binnenkomst, daarna eventueel data waarop er iets gewijzigd werd of je neemt de datum van de laatste verzonden email. Hoe je automatisch een datum uitrekent die over de jaren heenloopt, bespreken we in dit artikel.
1. Created(thisRow)
2. Modified(thisRow).Max()Waar bewaar je je email adressen?
Alle email platformen en dus ook MailJet werken met contactlijsten al dan niet gekoppeld aan eigenschappen en kenmerken zoals voornaam, achternaam, woonplaats, etc. MailJet overschrijft elke keer de variabele met de meest recente waarde, denk aan je laatste aankoopdatum en houdt de voorgaande data niet bij. Het is immers geen (relationele) database.
Vanuit Coda kun je via Zapier contact lijsten bijwerken en ook gebruiken om mails naar te sturen.
Ik ben er van overtuigd dat je klantgegevens best op één plaats bewaart en dat is dan in Coda. Het hangt van je doelstellingen af hoe je dat bewaren vormgeeft. In ons eerdere voorbeeld rondom Covid-19 kregen we gegevens binnen die we ook weer dienen te verwijderen. Dat kan in één tabel. Eens de verplichting stopt tot registratie heb je 14 dagen nadien een lege tabel en kan die zelfs weg.
Wil je eerder een actieven benadering van je klanten en ze voor verschillende doeleinden contacteren, dan kun je of wel handmatige selecties maken binnen Coda of wel tabellen opbouwen aan de hand van automatisaties. Laten we transactionele mails buiten beschouwing (nodig voor bevestiging van een aankoop, of een inschrijving in een nieuwsbrief) dan zijn er tal van marketing mails te bedenken die je wilt versturen. Echter hiervoor heb je de toestemming nodig van je klant / volger en daarbij kan het ook zijn dat je de frequentie laat kiezen :elke dag, elke week, elke maand etc.
Voor het versturen van commerciële mails is het verstandig te werken met aparte tabellen. Een waarin de gegevens instaan per klant met een ID zoals voornaam, achternaam email adres en een andere tabel waarin de specifieke mail contact voorkeuren worden bijgehouden. Deze tabel gebruik je dan als filter om actuele emaillijsten te genereren. Je kunt dan ook nog een tabel hebben met aankopen, genoten promoties etc. Uiteindelijk wil je een up-to-date lijst per gebruiker met de juiste eigenschappen linken aan een MailJet Template.
Hoe we dit vorm kunnen geven is het onderwerp van een volgende blog.
Mijn naam is Christiaan Huizer en ik ben eigenaar van Huizer Automatisatie. In mijn rol als bedrijfsadviseur ben ik actief in het midden- en kleinbedrijf in Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. Mijn klanten vragen me vooral om hun bedrijf voordelig te vereenvoudigen en versnellen. Ik maak daarbij gebruik van tools als AirTable, Coda, Zapier, MailJet en PaperForm.
