Google Forms — Start Scherm

Waarvoor gebruik je Google Forms en hoe maak je er optimaal gebruik van? Deze blog is geschreven voor beginners en richt zich op lezers die graag zelf en tegen een zo laag mogelijke kost (bij voorkeur gratis) hun eigen formulieren opbouwen en beheren. Voor Google Forms dien je een Google Account te hebben en bij gebruik, aanvaard je de Google voorwaarden.

Net als andere bij andere zogenaamde form builders krijg je een ruim assortiment aan voorbeelden voorgeschoteld. Deels direct zichtbaar en een ander deel zie je door te klikken op ‘template gallery’, rechtsboven; Zo word je vlot op weg geholpen en kun je inspiratie opdoen.

Voor deze blog kies ik voor de template ‘Find a Time’. Dit lost een praktisch probleem op toont behoorlijk wat variatie qua formulierengebruik. We krijgen zo een goed beeld van de mogelijkheden.

Je kiest zelf de elementen (afbeeldingen, tekst, vragen) en sleept ze naar de gewenste plaats. De teksten in de template pas je aan (alles staat in het Engels) naar keuze. Echter met dat er al wat staat, is het eenvoudig iets te (her)schrijven, je hoeft niet het warm water uit te vinden. Met een plusje voeg je een element toe en door op de prullenbak te klikken, verdwijnt het element ook weer. Dat maakt testen wel zo gemakkelijk. Echter ook de vormgeving is vlot te veranderen. Via het icoontje rechtsboven krijg je allerhande keuzen. Een andere foto? Geen probleem. Een andere achtergrondkleur, een ander lettertype (vier keuzen)? Het kan allemaal. Google snapt wat je nodig hebt om tot een fijn formulier te komen.

Wil je meer dan kan dat via instellingen. Hier bepaal je of de invuller al of niet zijn eigen keuzen gemaild krijgt (samenvatting), of ze zelf hun eigen antwoorden nog kunnen bijwerken (slim!), kies je er voor om al of niet te tonen hoe ver ze zijn met het beantwoorden en bepaal je of ze al dan niet toegang krijgen tot een grafische weergave van alle reacties via grafieken. Google biedt via instellingen zelfs een rekenmodule aan om een quiz mee op te bouwen. En dat is nog niet alles. Je kunt op de bevestigingspagina een gepersonaliseerde tekst schrijven en de mogelijkheid voorzien om opnieuw te beginnen, handig voor bestellingen.

Ongeacht de software, je dient zelf je eigen vragen te bedenken en in de juiste volgorde te zetten. Wat wil je weten en waarom, heb je die informatie nodig en zo ja, hoe dan? Als getal, als korte tekst, als lange tekst of bied je meerkeuze antwoorden aan? Of toch maar een eenvoudig ja of een nee?

Maak je voor het eerst een formulier, dan kost het bedenken en vormgeven van vragen je waarschijnlijk meer tijd dan het kiezen van de achtergrondkleur, de afbeelding en het lettertype.

De vele troeven van Google Forms

Eens je weet wat je wil vragen en wat je met die informatie wil gaan doen kun je genieten van de sterke troeven van Google Forms:

  • Je kunt eerder gebruikte vragen uit andere formulieren hergebruiken. En dat is een slim iets. Zeker vanaf dat je met producten werkt.
  • Je kunt elementen dupliceren
  • Je past de vormgeving aan in een oogwenk
  • Je hebt via instellingen de keuze uit geavanceerde opties
  • Je krijgt de antwoorden overzichtelijk gepresenteerd in Google Sheets en ze daar verder bewerken of ze downloaden als CSV file.

Dit is een voor de hand liggende combinatie, beiden maken onderdeel uit van Google Workspace waardoor je gegevens automatisch verbonden zijn met dat je één keer inlogt.

Google is zo slim om je Sheets direct te vullen op de juiste manier. Je krijgt alles mooi bij elkaar in de spreadsheet. Je kunt de gegevens niet niet opslaan.

Eerder hoe goed je formulier ook opgebouwd is en je helpt je doelstelling te verwezenlijken, vrijwel elke gebruiker ziet dat het om een (gratis) formulier gaat en een deel van je gebruikers zal gratis zien als goedkoop. Het zijn ook formulieren van dat grote bedrijf dat geld verdient met advertenties. Wat betekent dat voor je antwoorden? Vragen over privacy en de bescherming van persoonsgegevens borrelen op. Google heeft helaas een imago probleem.

You never get a second chance to make a first impression…

Rechtstreeks een link leggen tussen Google Forms en Coda, dat gaat niet. Je dient te werken via een brug zoals Zapier. En zelfs dan word je via Google Sheets gestuurd, zie hieronder. Dat maakt dat je vanuit Coda geen formulier kan opbouwen omdat je geen ID van de vraag hebt.

Google Forms via Google Sheets richting Coda

Coda.io is naast een document ook een relationele database, een manier om gegevens met elkaar te verbinden en samenhang te bewaren. Het is daarmee verstandig dat als keuze valt op Google Forms, je toch de verbinding met Coda voorziet. Je hebt dan wel minder mogelijkheden dan met andere formulieren, echter iets is beter dan niets. Eens je de gegevens in Coda hebt kun je er alle kante mee op, bijvoorbeeld door het koppelen aan Gmail Pack of aan MailJet om zo slimme emails te sturen.

Je kunt zelf ook formulieren binnen Coda opbouwen door een tabel als formulier te presenteren. Een rij toevoegen krijg je dan te zien als het invullen van een formulier. Deze benadering heeft tal van voordelen waarover ik schrijf in deze blogpost. Op Invullen.be gebruiken we ook deze oplossing om redenen allerhande.

Als je het zo leest en je vindt het wat dubbele imago van Google geen probleem, waarom dan toch kiezen voor Paperform of Typeform? Dat heeft te maken met het volgende:

  • Verdergaande personalisatie, op maat van de onderneming. Positief voor het imago van de organisatie.
  • Je betaalt voor de dienst in Euro’s en dus niet met je gedrag. Gratis is nooit voor niets.
  • Vragen op maat via voorwaardelijke opmaak. Kom je niet naar de meeting, dan wordt ook niet gevraagd of je met de fiets komt of met de auto.
  • Vlotte ondersteuning om technische uitdagingen op te lossen
  • Mogelijkheid om klantgegevens op één plaats te bewaren. Geen verplichte tussenlaag zoals in Google Sheets (vanuit GDPR oogpunt onhandig) wat maakt dat je bijvoorbeeld registratiegegevens handmatig dient te verwijderen.
  • Mogelijkheid om formulieren op maat opnieuw op te bouwen zodat klanten eigen gegevens kunnen aanpassen waarbij jij kiest welke gegevens.
  • Vergaande personalisatie na het invullen van het formulier via pagina’s die meebewegen met de invuller (piping noemen ze dat)
  • Voor het afhandelen van betalingen middels integraties met allerhande betaalplatformen.

De vergoeding voor kant- en klare formulieren op invullen.be zijn trouwens dermate laag dat zelfs als je je eigen tijd niet rekent, je deze formulieren niet goedkoper zelf kan produceren, zeker niet qua kwaliteit. Oordeel zelf en vooral probeer eens een mooi Google Forms te koppelen via Zapier aan Coda of AirTable of een Typeform aan Coda.

Mijn naam is Christiaan Huizer en ik ben eigenaar van Huizer Automatisatie. In mijn rol als bedrijfsadviseur ben ik actief in het midden- en kleinbedrijf in Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. Mijn klanten vragen me vooral om hun bedrijf voordelig te vereenvoudigen en versnellen. Ik maak daarbij gebruik van tools als Coda, Zapier, MailJet en PaperForm.

Huizer Automatisatie en de voordelen van Google Forms

Coda Expert | Huizer Automation